自上个世纪，计算机在各行各业被广为运用以来，技术本钱的下降促进计算机设备的运用，为企业信息化提供了条件。电子文档以其共同的优势取代了高本钱、不利于保管的纸质文档。由此，也给文档管理提出了新的要求。
在企业开展壮大的进程中，随着业务的增长，总会发生少量有关管理、产品、制造、销售等与各环节相关的电子文档。这些文档对企业和员工来说都是很重要的资产。少量不同格式的文档寄存在不同的物理位置，当员工、客户、协作同伴和供应商需求一些资料时，却发现很难找到所需，集中管理如此盘杂的文档势必十分困难。在企业管理中，秘密文件很难失掉有效的维护，各部门间难以协同办公，重新开发应用知识资源十分困难。由文档管理引发的这些状况屡见不鲜。这种情很大水平上延误了任务的进度，文档管理俨然成了阻碍企业开展的绊脚石。
虽然企业付出很多时间和精神去组织分类这些文档，防止不测状况发作，结果却是不尽人意。如何迷信管理这些盘杂的知识文档使其不至于流失，并失掉充沛的应用，正是很多企业都深感头疼的效果。
据了解，以后少数企业的电子文档管理简直空白。管理层对文档管理的重要性看法缺乏，关于电子文档管理技术更是不甚了解。关于集中管理如此浩荡的电子文档，企业感到心缺乏而力缺乏。
在一日千里的现代社会，竞争无处不在。知识的竞争是首位的。近年来，由于知识经济的流行，知识管理遭到了众多企业的推崇。实行知识管理可以协助企业整合知识资源，提高中心竞争力。从实质上说，知识管理的基础是实行文档管理。专家总是把知识管理和文档管理相提并论。脱离文档管理的知识管理是不实在践的。这是由于信息资源是一种十分软弱和很不动摇的东西。文档凝聚了知识财富和智力资源，是最基本，也是最重要信息载体。迷信的文档管理可以完成知识的共享和开发应用。分开文档管理的信息化树立等于一纸空谈。不论从哪个角度动身，文档管理义务都是极为重要的。
一些高效、有
远见的企业曾经引入了电子文档管理系统，以此取代传统的文档管理方式，率先享遭到了先进科技带来的便捷和利益。那些保守、传统的企业还在沿用着传统的纸质文档处置形式，破费很多珍贵的时间去打印、传阅文件，还要聘专人专门整理文件、分类归档、入库寄存等事项，同时还得为机要文件的平安提心吊胆;需求某些资料时，面临的又是冗杂少量的查找翻阅任务……在他们看来，计算机在日常任务中只不过是扮演着信息录入和打威武件的辅佐角色。殊不知，先进企业和后进企业，首先就在任务和管理形式上拉开了距离。
文档管理是指对电子文档、电子表格、图形和扫描文件的存储、分类和检索。文档管理系统应用先进的计算机技术将企业的知识文档整合起来，可以满足用户在文档获取、文档处置、文档存储、文档运用等各个环节的不同需求，最大限制的完成资源共享。它在企业中的实践运用直接增进了电脑的运用效能。作为一种先进管理思想结晶的运用系统，文档管理系统完成了对海量信息的集中管理，对企业完成信息化树立起到了不可小窥的作用。有人因此把电子文档管理细叱比作传统文档管理形式的“终结者”，这并不为过。
应用电子文档系统可以给企业用户带来史无前例的益处：不限格式的系统存储文档，检索和传输都十分迅速，文档的平安性效果从技术上失掉了处置。并且同一信息资源可以同时被不同用户应用，用户可以随时随地都能查阅不时更新的数据，并经过依照企业的组织结构实行权限结构划分，使企业的每一成员各司其职，处置了企业外部各自为战的效果，有助于各部门之间互通有无，有助于提高办公效率，从矮壮现协同办公。
电子文档管理系统的面世行之有效地处置了传统文档管理形式滞后的局面，使文档管理改朝换代，片面有序境地入正轨。
企业要跟上时代的步伐，在愈演愈烈的市场竞争中占有一席之地，首先要提高管理层对文档管理重要性和紧迫性的看法。尽快树立行之有效的管理机制，增强对电子文档的管理。引进新知识、新技术，引入与企业规模、行业特点相契合的文档管理系统，更新管理思想和管理形式是必需的，也是首要的。
