企业内部审计备忘录

企业内部审计备忘录
备忘录一：资本性支出的授权 ×××先生：
   在审计贵单位资本性项目的过程中，我们发现目前所发生的资本性支出没有取得所要求的证明性批准依据。在25个资本性项目中，我们抽取了3个进行检查，累计支出金额为$1.4MM，在档案资料中，均没有发现取得到批准的文件。
   造成这种不良状况的原因是：最近改组重建的会计部门还没有在项目建设之前授权专门的人员负责批准；另外，在办理采购之前；对采购定单的复核、批准还没有建立相应的程序。
   为了确保按照企业管理当局的意图对资本性支出业务进行有效的控制，我们建议贵单位应该授权专门人员负责采购业务的批准；另外，在实施采购之前，采购定单应该与经过批准的文件进行核对验证。
   我们希望在9月25日之前，收到您的答复。
                                             审计员：×××
                                             1993年9月17日
备忘景二：多余和废旧财产的控制 ×××先生：
   贵单位过剩的、残余的和废旧的物资设备存放在三个地点的仓库中。经审查并与有关人员讨论发现，这些物资设备的帐面净值约$1MM，如此大量的剩余废旧物资设备是由于改变生产线产生的，其中厂房仅供新产品检测所用。有关这些项目在资产分类帐户的情况是：  (1)资产的帐户余颇过大， (2)所提折旧费用过大，(3)非生产用资产占用的资金过大。
   你们解释目前正在准备两份报告：一份是多余物资设备的报告；一份是残余废旧设备物资的报告。我们认为越早对它们进行技术鉴定并报告有关部门批准备案，就越有利于其妥善处理和回收。为此，我们建议；这两份报告应该在本月上旬编制完毕，并尽力将这类物资设备控制在适当的水平上，适当地调整资产分类帐，将多余、残余、废旧的物资设备从该类分类帐中分离出来，并编制明细清册。
   请你们将处理结果和净值额较大的资产(例如，编号117设备)的处理计划通知我们．如果同意
我们的意见。我们希望在4月5日之前收到您的答复。
                                             审计员：×××
                                             1993年3月12日
备忘录三：差旅和招待费用 ×××先生：
   贵单位对“差旅和招待费用表”进行了自我检查和枝对，遵守了公司和部门的政策和程序。但是，在审计中，我们发现：每一张“差旅和招待费用表”都存在一些与政策不相符的事项。尽管这些例外的事项数量较小，但总的来说，它表明既定的“差旅和招待费用”政策都没有一贯遵守．下面列示一些具体事例：
   1．乘坐出租车的费用记录没有附原始发票；
   2．超过$25的差旅和招待费用记录没有附原始发票；
   3．其他费用支出(非差旅和招待费用)的原始发票有的被遗失；
   4．其他部门发生的非差旅和招待费用归集到“差旅和招待费用”要素 662中。例如，办公用品支出应列在要素371中，其他经营费用应列在要素 699中。
   5．一些不在出差期间残无法证明是在出差期间发生的职员食膳费用列支在差旅费中。按规定，任何不正常的膳食费用支出都应该在报告中注明并作合理的解释。
   6．招待费开支没有说明膳食的种类(早餐、午餐或晚餐)，有的仅有一个职员出席，也没有说明就餐的目的或洽谈业务的性质；另外，有关宾客的背景(姓名、职位、职业或其他情况)也没有说明。
    7．尽管购买机动车的保险费用不应该包括在“差旅和招待费用表”中，但却列示于“差旅和招待费用表”中。
   8．六个月到期的票据贴现费用没有及时给予报告，职员应该至少每月反映一次。
   9．审核“差旅和招待费用表”的职员未经授权并由专人负责．
   管理部门发布的“A—90和A—99程序说明”列示了票据制度
、编制差旅和招待费用表的有关政策。这些指示文件应该与负责填写“差旅和招待费用表”的所有相关职员进行讨论，让他们熟悉和理解这些政策规定，并应该妥善保管在适当的地方，以便遇到实际问题可以查阅参考。
   当编制“差旅和招待费用表”的工作完成后，应该将共与恰当的文件，解释性说明和帐户记录相核对，然后由指定的人员批准。
   请将采取的纠正措施通知我们，以保证公司政策得到有效地执行。我们希望在1993年7月31日以前接到您的善复。
                                              审计员：×××
                                              1993年7月17日
备忘录四：信用和收款
   标准
   应收帐款帐户余额应该按信用期限编制帐龄分析报告，并逞交给信用管理部门，以便其监督收款和催款业务．
   情况说明和原因
   五月份和六月份经批准并呈送给企业管理当局的应收帐款帐龄分析报告中，有几个帐户的余额存在数字错位的差错(影响金额在$100以下)。其原因是编制报告的会计人员没有进行检查，而且批准报告的信用监督员也没有进行任何的验证工作．
   影响
   月度应收帐款帐龄分析报告中，不正确的应收帐款余颇歪曲了应收帐款余额的实际状况。准确的报告将会给企业管理当局监督和控制潜在拖欠款业务提供良好的手段。
   建议
   编制帐龄分析报告的会计人员应该对完成的工作进行检查，然后传送给信用分析员并由其作抽样检查；另外，应该要求报告的编制员对报告的准确性有足够的把握。
                           审计员：×××
                                              1993年9月20日