酒店物料采购程序一、物料申购单形式与种类

物料申购单形式与种类：
　　酒店通常使用的物料申购单中应有详细的物料相关资料，如：序(代)号、物料名称、物料规格、记数单位、目前库存申购数量、要求到货时间、上次进货时间和数量单价及本次申购供应商的报价、供应商资料等并有财务结算方式和仓务或使用部门、采购部门、财务总监和具体分管领导及总经理的签批。
　　酒店的经营物料可分成四类：
　　一)补仓室的申购：
　　当一个酒店通过试运行调整后，各部门的经营状况基本趋于稳定，在各使用部门或酒店财务总仓，任何一类酒店经营物料都需要有一个存量，存量额怎样制定呢？必须从五个方面考虑：流动资金状况、固定资产的配备情况、本期预计的客流量、物料的采购周期、物料的保存期
　　部门小仓库和财务总仓应根据上述五个方面来制定物料的最低存量数和最高限量数。一旦有了这些规定，财务在会计运作中可合理利用流动资金、减少库存量，并能保证使用部门的正常经营的使用和物料的质量；同样仓管人员在见到库存量以达到物量存量的最低数值线时，这便是提出该物料申购的最佳时期，由采购部门专职采购。
　　二)集中式的申购
　　一家酒店的办公用品及文化用品涉及到一个酒店对外形象，由于要考虑到下述几个因素，所以可由酒店的行政办公室来进行统一管理，统一提出申购。
　　1、酒店管理之需的前台见客文具与后台操作作用文具的区分
　　2、酒店管理人员的级别区分
　　3、酒店视觉形象设计效果的统一。
　　行政办公室可以统计各方面的数据每月统一提出文具用品申购单，并由行政办公室、采购部门、财务总监和总经理签批，由采购部门专职进行日常采访
　　三)紧急需求的采购：
　　紧急采购一般只限于紧急需求的情况下，价格并不是很大并在事先酒店政策允许的规定范围中进行如：
　　1、工程急修门开关零配件等
　　2、经营中不常备的经营物料或常备物料，但某一时使用量超出常规的库存范围。遇到上述情况可以随时出单而不受常规的限定，
单此类情况的采购首先可由采购部进行优先采购或在政策规定的范围中经部门经理同意后由使用部门进行紧急采购。
　　四)部门所需物料的日常申购：
　　酒店各部门在日常的经营管理中，需要大量物料，为了不占仓位，通常进货是直接存放在使用部门中的，所以这批物料的短缺，均由使用部门直接提出物料的申购单，这些物料申购单的数量较大，涉及面较广，几乎所有酒店部门都有，因此在申购与审批过程中均需严格控制，考虑因素有下面两个方面：
　　1、部门在提出物料申购单的时候，应详细了解该物料的现存数、每日用量、采购和审批期、目前物料的价格和涉及的成本因素、物料的质量情况有无需请采购部门寻找新的替代品种的建议等等。
　　2、采购部门在接到使用部门的《物料申购单》后，应充分审阅并明确其内容，根据内容来寻找物料的供应商，并且在多家供应商之间进行寻价和询价工作。要了解物料的性能、用途、价格等等，使采购人员完全将使用部门物料采购意图落实在供应商的物料之中,使供应商了解酒店使用部门的物料的真正用途,同时采购部门也将与供应商的谈判中,得到价格、质量等方面的信息，以便与其他供应商比较。